Povinné informovanie

V tejto sekcií uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia EP a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len: „zákon o ochrane osobných údajov“).

Prevádzkovateľ Cruizi Technologies s. r. o. so sídlom Dvořákovo nábrežie 10, IČO: 57294615 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.

1. Prevádzkovateľ

Cruizi Technologies s. r. o.

Dvořákovo nábrežie 10

811 02 Bratislava - mestská časť Staré Mesto

IČO: 57294615

Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.

2. Sprostredkovatelia a príjemcovia

Prevádzkovateľ môže v určitých prípadoch spracúvať osobné údaje dotknutých osôb aj prostredníctvom sprostredkovateľov, ktorí sú poverení spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 28 Nariadenia GDPR.

Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.

Kategórie sprostredkovateľov:

·        Dodávateľ zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom (napríklad aj poskytovatelia emailových služieb).

·        Dodávateľ zabezpečujúci služby na úseku účtovníctva a daňových povinností Prevádzkovateľa

Kategórie príjemcov osobných údajov (ak je to relevantné):

·        Osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa , právni zástupcovia, advokátske kancelárie a audítori.

·        Orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.

3. Účel spracúvania osobných údajov

Spoločnosť Cruizi Technologies s. r. o. vystupuje pri spracúvaní osobných údajov v dvoch rôznych právnych postaveniach v závislosti od fázy poskytovania služieb a charakteru spracúvaných údajov:

• A) V postavení PREVÁDZKOVATEĽA (priame spracúvanie): Ak spracúvame Vaše osobné údaje ako používateľov, klientov, partnerov alebo návštevníkov webu pre vlastné účely (správa účtov, poskytovanie platformy, fakturácia, marketing).
• B) V postavení SPROSTREDKOVATEĽA (spracúvanie pre klienta): Ak do našej platformy vložíte ako odosielateľ alebo B2B klient údaje o tretích osobách (napr. o konečných adresátoch zásielok), vystupujete ako prevádzkovateľ týchto údajov Vy. Spoločnosť Cruizi vystupuje výlučne ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 Nariadenia GDPR a spracúva tieto údaje vo Vašom mene na základe zmluvného vzťahu a Spracovateľskej zmluvy (DPA), ktorá je súčasťou našich Všeobecných obchodných podmienok.

A) Účely a právne základy spracúvania (Cruizi ako prevádzkovateľ)

Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje výlučne na základe legitímnych právnych základov a v súlade s presne vymedzenými účelmi:

• Registrácia, vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy a správa používateľského účtu
• Správa profilov používateľov v závislosti od ich roly (Odosielateľ, Cestujúci/Kuriér, Prevádzkovateľ odberného miesta/Hub, Firemný klient), evidencia záujmu o predbežný prístup (Waitlist) a vykonanie predzmluvných úkonov.
• Právny základ: vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy alebo plnenie zmluvy – čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR (Všeobecné obchodné podmienky platformy).
• Sprostredkovanie a realizácia služieb platformy (Smart Matching, správa doručovania)
• Párovanie požiadaviek na doručenie, sprostredkovanie prepravy medzi používateľmi, zobrazovanie stavu a priebehu doručovania v reálnom čase, správa odovzdania a prevzatia zásielky v rámci aplikácie.
• Právny základ: plnenie zmluvy – čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR.
• Spracovanie geolokačných údajov (Lokalizácia)
• Určenie polohy pre potreby párovania, trasovania doručenia a verifikácie odovzdania/prevzatia balíka v reálnom čase.
• Právny základ: plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR (ak je lokalizácia nevyhnutná pre trasovanie aktívnej prepravy) alebo súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR (ak povolí prístup k polohe v aplikácii nad rámec aktívnej prepravy).
• Overenie identity používateľov a prevencia podvodov (KYC / Bezpečnosť)
• Verifikácia totožnosti cestujúcich/kuriérov a zástupcov hubov z dôvodu zaistenia bezpečnosti prepravovaných zásielok, prevencie podvodov a ochrany integrity platformy.
• Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR (ochrana majetku používateľov a bezpečnosť siete) v spojení s vykonaním predzmluvných opatrení podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR.
• Spracúvanie platieb, vyúčtovanie a odmeny za doručenie
• Spracovanie platieb za používanie služby, vyplácanie odmien cestujúcim/dopravcom, fakturácia pre B2B klientov a vedenie provízneho systému.
• Právny základ: plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR a plnenie zákonných povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR.
• Reakcia na dopyt, podnet, zákaznícku podporu alebo otázku
• Vybavovanie požiadaviek a otázok podaných cez formulár na webe, cez in-app chat, e-mailom alebo telefonicky.
• Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa – čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR (poskytovanie zákazníckej podpory, máte právo namietať).
• Plnenie zákonných povinností
• Vedenie účtovníctva, plnenie daňových povinností, archívnictvo a súčinnosť s orgánmi štátnej správy či orgánmi činnými v trestnom konaní.
• Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR.
• Marketingové aktivity a informovanie o novinkách (Newsletter, Waitlist komunikácia)
• Zasielanie informácií o spustení služieb, novinkách, akciách a aktualizáciách platformy.
• Právny základ:
• Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR – ak ste naším existujúcim klientom (priamy marketing týkajúci sa vlastných podobných služieb).
• Súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR – ak ešte nie ste naším klientom a prihlásili ste sa na odber noviniek alebo do Waitlistu bez súbežnej žiadosti o predzmluvný vzťah. Tento súhlas môžete kedykoľvek odvolať.

Kategórie dotknutých osôb (pri priamom spracúvaní)

• Registrovaní používatelia a odosielatelia (fyzické osoby)
• Cestujúci / individuálni doručovatelia (Travelers / Couriers)
• Prevádzkovatelia a kontaktné osoby odberných/odovzdávacích miest (Drop Points / Hubs)
• Zástupcovia, zamestnanci a kontaktné osoby B2B klientov a zmluvných logistických partnerov
• Návštevníci webstránky a záujemcovia o predbežný prístup (Waitlist)
• Uchádzači o zamestnanie a zamestnanci prevádzkovateľa

(Poznámka: Koneční adresáti zásielok zadaní B2B klientmi sú spracúvaní z pozície Sprostredkovateľa v zmysle bodu B).

Rozsah spracúvaných osobných údajov

• Identifikačné údaje: meno, priezvisko, titul, používateľské meno, prípadne údaje z dokladu totožnosti (pri predzmluvnej KYC verifikácii).
• Kontaktné údaje: e-mailová adresa, telefónne číslo, doručovacia/fakturačná adresa.
• Geolokačné a trasovacie údaje: poloha zariadenia pri aktívnom doručovaní, údaje o trase, miesto vyzdvihnutia a odovzdania.
• Transakčné a finančné údaje: údaje o platbách, číselné údaje bankových účtov (IBAN), história objednávok, vyplatené odmeny, fakturačné údaje (IČO, DIČ).
• Údaje o zásielke: kategória zásielky, hmotnosť, rozmery, inštrukcie na doručenie (bez detailného obsahu zásielky).
• Technické a systémové údaje: IP adresa, identifikátor zariadenia (Device ID), typ operačného systému, logy z používania aplikácie a webu (cookies).
• Komunikácia: história komunikácie so zákazníckou podporou, správy z in-app chatu pri riešení doručenia.

3.1 Osobitné ustanovenia o spracúvaní osobných údajov v postavení Sprostredkovateľa (čl. 28 Nariadenia GDPR)

V prípadoch, kedy Klient (odosielateľ, podnikateľ alebo právnická osoba) prostredníctvom aplikácie alebo webovej platformy Cruizi zadáva osobné údaje tretích osôb (najmä konečných adresátov zásielok, oprávnených preberajúcich osôb alebo svojich vlastných zamestnancov), platia nasledujúce podmienky spracúvania:

A) Vzťah Prevádzkovateľa a Sprostredkovateľa

• Klient vystupuje v pozícii Prevádzkovateľa podľa čl. 4 ods. 7 GDPR. Klient vyhlasuje a zodpovedá za to, že disponuje príslušným právnym základom (napr. plnenie kúpnej zmluvy, oprávnený záujem) na získanie a poskytnutie osobných údajov konečných adresátov spoločnosti Cruizi.
• Spoločnosť Cruizi Technologies s. r. o. vystupuje v pozícii Sprostredkovateľa podľa čl. 4 ods. 8 a čl. 28 Nariadenia GDPR. Spoločnosť spracúva osobné údaje výlučne na základe zdokumentovaných pokynov Klienta, za ktoré sa považuje využívanie služieb platformy v súlade s Všeobecnými obchodnými podmienkami (VOP), prípadne v súlade s individuálnou zmluvou uzatvorenou priamo s Klientom.

B) Predmet, účel a rozsah spracúvania v mene Klienta

• Predmet a účel spracúvania: Poskytnutie technologickej platformy a sprostredkovateľských služieb za účelom doručenia zásielky od Klienta ku konečnému adresátovi (vrátane smart matching párovania, trasovania doručenia, informovania adresáta o stave zásielky a odovzdania balíka).
• Kategórie dotknutých osôb: Koneční adresáti zásielok, kontaktné a preberajúce osoby zadané Klientom.
• Kategórie osobných údajov: Meno, priezvisko, doručovacia adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa adresáta, prípadne špecifické pokyny k odovzdaniu zásielky a stav jej doručenia.
• Doba spracúvania: Po dobu trvania realizácie prepravnej požiadavky a po jej dokončení výlučne po dobu vyžadovanú na vyriešenie prípadných reklamácií či incidentov, max. však v súlade so zmluvnými VOP alebo s individuálnou zmluvou uzatvorenou priamo s Klientom.

C) Základné povinnosti spoločnosti Cruizi ako Sprostredkovateľa

Spoločnosť Cruizi sa v súlade s čl. 28 Nariadenia GDPR zaväzuje:

1. Pokyny prevádzkovateľa: Spracúvať osobné údaje výlučne na základe zdokumentovaných pokynov Klienta, a to aj pokiaľ ide o prenosy osobných údajov do tretích krajín.
2. Mlčanlivosť: Zabezpečiť, aby sa osoby oprávnené spracúvať osobné údaje (zamestnanci, spolupracovníci) zaviazali k mlčanlivosti alebo podliehali zákonnej povinnosti mlčanlivosti.
3. Bezpečnosť: Prijať všetky potrebné technické a organizačné opatrenia podľa čl. 32 GDPR na zaistenie bezpečnosti spracúvania (šifrovanie, riadenie prístupov, zálohovanie).
4. Zapojenie ďalších sprostredkovateľov (Sub-processors):
• Písomné povolenie: V súlade s čl. 28 ods. 2 Nariadenia GDPR udeluje Klient (ako Prevádzkovateľ) spoločnosti Cruizi všeobecné písomné povolenie na zapojenie ďalších sprostredkovateľov do spracúvania osobných údajov (napr. poskytovatelia cloudovej a serverovej infraštruktúry, platobných služieb, zmluvní kuriéri a cestujúci v sieti, poskytovatelia notifikačných a komunikačných služieb).
• Informovanie o zmenách a právo namietať: Akékoľvek zamýšľané zmeny týkajúce sa pridania alebo výmeny ďalších sprostredkovateľov vykonáva spoločnosť Cruizi v súlade s požiadavkami Nariadenia GDPR. Klient je o takýchto zmenách vopred informovaný (spravidla prostredníctvom oznámenia v používateľskom rozhraní platformy, e-mailom alebo aktualizáciou príslušnej zmluvnej dokumentácie). Klientovi je poskytnutá primeraná lehota a možnosť vzzniesť voči zapojeniu nového sprostredkovateľa odôvodnenú námietku z dôvodov ochrany osobných údajov. Podrobný postup uplatnenia námietky, reakcie zmluvných strán a aktuálny zoznam zapojených sub-sprostredkovateľov upravujú Všeobecné obchodné podmienky alebo príslušná zmluva uzatvorená medzi Klientom a spoločnosťou Cruizi.
5. Súčinnosť a práva dotknutých osôb: Vzhľadom na povahu spracúvania poskytnúť Klientovi primeranú súčinnosť pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb (adresátov) o uplatnenie ich práv podľa Kapitoly III GDPR.
6. Výmaz alebo vrátenie údajov: Po skončení poskytovania sprostredkovateľských služieb podľa uváženia Klienta všetky osobné údaje adresátov vymazať alebo vrátiť, pokiaľ osobitný právny predpis nevyžaduje ich uchovanie.
7. Audity a kontrola: Poskytnúť Klientovi na požiadanie informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností stanovených v čl. 28 GDPR.

D) Právna forma spracovateľskej zmluvy (DPA)

Tieto ustanovenia spoločne so špecifikáciou v platných Všeobecných obchodných podmienkach (VOP) zakladajú právne záväznú Spracovateľskú zmluvu (DPA) podľa čl. 28 ods. 3 GDPR medzi Klientom a spoločnosťou Cruizi Technologies s. r. o., pričom zmluva nadobúda účinnosť momentom registrácie Klienta alebo odoslaním prvej požiadavky na doručenie prostredníctvom platformy.

4. Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, spracúvame aj za účelom splnenia našich zákonných povinností týkajúcich sa daní a účtovníctva. Tieto povinnosti vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov, ako je napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov alebo zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní. Údaje musíme uchovávať po dobu stanovenú týmito právnymi predpismi. Riadime sa zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR, a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.

Osobné údaje spracúvané na základe udeleného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, napríklad pre zaradenie dotknutej osoby do evidencie uchádzačov o zamestnanie alebo za účelom zasielania aktuálnych marketingových noviniek, spracúvame po dobu 3 rokov alebo do odvolania súhlasu. V prípade, že sa blíži koniec doby spracúvania údajov, kontaktujeme dotknutú osobu s možnosťou obnoviť a predĺžiť súhlas na ďalšie obdobie spracúvania. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí alebo nereaguje na kontakt, osobné údaje prestaneme spracúvať – automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické dokumenty skartujeme.

Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, ktoré boli získané pri reakcii na podaný dopyt, podnet alebo otázku za účelom poskytnutia spätnej väzby dotknutej osobe, sú bezodkladne vymazané po vybavení, pokiaľ neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu.

Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo

- zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo

- boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo

- boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo

- boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo

- uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo

- bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo

- nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;

- a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.

Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.

V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.

5. Zverejnenie údajov

Naša spoločnosť získané osobné údaje v žiadnom prípade svojvoľne nezverejňuje.

6. Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov

Osobné údaje primárne spracúvame v rámci Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP). Vzhľadom na využívanie globálnych cloudových a IT dodávateľov (napr. poskytovatelia cloudovej infraštruktúry, notifikačných služieb a platobných brán) alebo pri realizácii medzinárodnej/cezhraničnej prepravy mimo EHP môže dochádzať k prenosu osobných údajov do tretích krajín. Akékoľvek prenosy do tretích krajín realizujeme výlučne v súlade s Kapitolou V Nariadenia GDPR – najmä na základe rozhodnutí Európskej komisie o primeranosti (napr. EU-U.S. Data Privacy Framework) alebo na základe štandardných zmluvných doložiek (SCCs) schválených Európskou komisiou, ktoré zabezpečujú primeranú úroveň ochrany osobných údajov.

Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania s právnym účinkom pre dotknutú osobu sa nerealizuje.

7. Práva a povinnosti dotknutej osoby

·        Dotknutá osoba je povinná uviesť iba úplné a pravdivé údaje.

·        Dotknutá osoba sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje a to najneskôr pred zrealizovaním prvej objednávky nasledujúcej po vzniku zmeny.

·        Dotknutá osoba sa zaväzuje, že ak poskytne osobné údaje tretej osoby (meno, priezvisko, telefónne číslo), robí tak iba s jej súhlasom a dotknutá osoba je oboznámená s postupmi, právami a povinnosťami, ktoré sú uvedené na tejto stránke.

·        Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne sídle Prevádzkovateľa alebo telefonicky – písomne (poštou / e-mailom).

Budeme sa Vám snažiť odpovedať čo najskôr, vždy Vám však odpovieme najneskôr do 30 dní od doručenia Vašej žiadosti.