Povinné informovanie

PREHLÁSENIE PREVÁDZKOVATEĽA O SPRACÚVAVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

V tejto sekcií uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia EP a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len: „zákon o ochrane osobných údajov“).

Prevádzkovateľ KAMBEK so sídlom Kráčice 254/18, IČO: 55703607 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.

V prípade potreby môže dotknutá osoba získať jednotlivé informácie aj telefonicky na: 0907554852 alebo e-mailom: [email protected].

1. Prevádzkovateľ

KAMBEK

Kráčice 254/18

900 82 Blatné

IČO: 55703607

Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.

2. Sprostredkovatelia a príjemcovia

Prevádzkovateľ môže v určitých prípadoch spracúvať osobné údaje dotknutých osôb aj prostredníctvom sprostredkovateľov, ktorí sú poverení spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 28 Nariadenia GDPR.

Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.

Kategórie sprostredkovateľov:

·        Dodávateľ zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom (napríklad aj poskytovatelia emailových služieb).

·        Dodávateľ zabezpečujúci služby na úseku účtovníctva a daňových povinností Prevádzkovateľa

Kategórie príjemcov osobných údajov:

·        Osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa , právni zástupcovia, advokátske kancelárie a audítori.

·        Orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.

3. Účel spracúvania osobných údajov

Ako prevádzkovateľ, občianske združenie KAMBEK, spracúvame osobné údaje výlučne na základe legitímneho právneho základu a v súlade s poslaním združenia pomáhať ľuďom v nepriaznivých životných situáciách. Na základe udelených štátnych akreditácií Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR spracúvame údaje na tieto účely:

• Výkon opatrení sociálnoprávnej ochrany detí a sociálnej kurately (SPODaSK) Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie našich úloh ako akreditovaného subjektu pri realizácii odborných metód na obmedzenie a odstraňovanie negatívnych vplyvov ohrozujúcich vývin dieťaťa.
• Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR (plnenie zákonnej povinnosti) v spojení so zákonom č. 305/2005 Z. z. o sociálnoprávnej ochrane detí a o sociálnej kuratele.
• Poskytovanie špecializovaného sociálneho poradenstva (SSP) Spracúvanie údajov klientov (fyzických osôb v nepriaznivej sociálnej situácii) za účelom poskytovania odbornej pomoci v zmysle udelenej akreditácie.
• Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR (plnenie zákonnej povinnosti) v spojení so zákonom č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách.
• Spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov (citlivé údaje) Vzhľadom na charakter akreditovaných činností môžeme spracúvať údaje o zdravotnom stave, rodinných pomeroch či iné citlivé údaje klientov a detí.
• Právny základ: čl. 9 ods. 2 písm. g) Nariadenia GDPR (spracúvanie je nevyhnutné z dôvodu dôležitého verejného záujmu na základe práva SR).
• Prijímanie a evidencia členov združenia Spracúvanie za účelom vedenia zoznamu členov, spracúvania prihlášok a komunikácie.
• Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR (plnenie práv a povinností vyplývajúcich zo stanov združenia).
• Reakcia na dopyt, podnet alebo otázku Vybavenie vašej požiadavky podanej telefonicky, e-mailom, cez kontaktný formulár alebo poštou.
• Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR (oprávnený záujem prevádzkovateľa).
• Realizácia vzdelávacích programov a projektov Spracúvanie údajov účastníkov kurzov a seminárov zameraných na začleňovanie osôb do spoločnosti.
• Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR (plnenie zmluvy/prihlášky).
• Spracúvanie údajov v rámci obchodných vzťahov Údaje dodávateľov, zmluvných partnerov a spolupracujúcich organizácií pri príprave a realizácii projektov.
• Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR (plnenie zmluvy).
• Uchádzači o zamestnanie alebo dobrovoľníctvo
• Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR (predzmluvné vzťahy). Pri zaradení do databázy uchádzačov uplatňujeme čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR (súhlas).
• Plnenie ostatných zákonných povinností Spracúvanie v oblasti účtovníctva, daní, BOZP a personalistiky.
• Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR (zákonná povinnosť, napr. zákon o účtovníctve).
• Propagácia cieľov združenia a osvetová činnosť Spracúvanie fotografií, videozáznamov alebo príbehov z našich aktivít na účely šírenia informácií o znevýhodnených skupinách a odstraňovania predsudkov. Právnym základom je:
• Súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) pri cielenom využití na propagačné materiály, sociálne siete alebo webovú stránku združenia.

Kategórie dotknutých osôb:

• Členovia združenia (riadni a čestní).
• Klienti (osoby v nepriaznivej životnej situácii, obete násilia, deti).
• Účastníci vzdelávacích aktivít a kurzov.
• Zmluvní partneri, darcovia a dobrovoľníci.
• Zamestnanci a uchádzači o prácu.

Rozsah spracúvaných osobných údajov:

• Identifikačné údaje: meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, u členov a partnerov IČO/DIČ.
• Kontaktné údaje: e-mail, telefónne číslo, adresa trvalého pobytu alebo sídla.
• Špecifické údaje: informácie o životnej situácii, zdravotnom znevýhodnení (len v nevyhnutnom rozsahu pre poskytnutie pomoci), údaje o bezúhonnosti (u členov a zamestnancov).
• Ekonomické údaje: čísla bankových účtov (u darcov, členov – členské príspevky, zamestnancov).
• Vizuálne záznamy: fotografie a videá z aktivít združenia.

4. Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov

• Klienti v rámci akreditovaných činností (sociálne služby a SPODaSK)

Vaše osobné údaje, ktoré spracúvame za účelom poskytovania špecializovaného sociálneho poradenstva a výkonu opatrení sociálnoprávnej ochrany detí a sociálnej kurately, uchovávame v súlade s prísnymi zákonnými požiadavkami kladenými na akreditované subjekty. Táto povinnosť vyplýva najmä zo zákona č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách a zákona č. 305/2005 Z. z. o sociálnoprávnej ochrane detí a o sociálnej kuratele, ktoré nám ukladajú povinnosť viesť a uchovávať spisovú dokumentáciu klienta obsahujúcu citlivé údaje o sociálnej situácii či zdravotnom stave.

Vzhľadom na charakter týchto služieb a potrebu preukázania oprávnenosti čerpania štátnych dotácií alebo grantov, údaje uchovávame spravidla po dobu 10 rokov odo dňa ukončenia poskytovania sociálnej služby alebo ukončenia výkonu opatrení, ak osobitný predpis alebo registratúrny plán nášho združenia (schválený v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach) neustanovuje dlhšiu lehotu. Po uplynutí týchto lehôt sú údaje v zmysle zásady minimalizácie podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR bezpečne zlikvidované.

• Členovia občianskeho združenia KAMBEK

Osobné údaje spracúvané na základe vášho členstva v združení (v súlade so Stanovami OZ KAMBEK) spracúvame primárne po celú dobu trvania vášho členstva, nakoľko je to nevyhnutné na výkon vašich členských práv a povinností (napr. zasielanie pozvánok na Valné zhromaždenie, evidencia príspevkov, účasť na hlasovaní).

Po zániku členstva (vystúpením, vylúčením alebo úmrtím) uchovávame základné identifikačné údaje v historickej evidencii členov len v nevyhnutnom rozsahu a na archívne účely. Ak sú údaje člena súčasťou účtovných dokladov (napr. potvrdenia o zaplatení členského príspevku), vzťahuje sa na ne zákonná archívna lehota 10 rokov podľa zákona o účtovníctve. Ostatné údaje, ktoré už nie sú potrebné na plnenie zákonných alebo zmluvných povinností, sú po zániku členstva bezodkladne vymazané alebo anonymizované tak, aby vás nebolo možné identifikovať.

• Plnenie ostatných zákonných povinností

Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, spracúvame aj za účelom splnenia našich zákonných povinností týkajúcich sa daní a účtovníctva. Tieto povinnosti vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov, ako je napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov alebo zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní. Údaje musíme uchovávať po dobu stanovenú týmito právnymi predpismi. Riadime sa zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR, a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.

Osobné údaje spracúvané na základe udeleného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, napríklad pre zaradenie dotknutej osoby do evidencie uchádzačov o zamestnanie alebo za účelom zasielania aktuálnych marketingových noviniek, spracúvame po dobu 3 rokov alebo do odvolania súhlasu. V prípade, že sa blíži koniec doby spracúvania údajov, kontaktujeme dotknutú osobu s možnosťou obnoviť a predĺžiť súhlas na ďalšie obdobie spracúvania. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí alebo nereaguje na kontakt, osobné údaje prestaneme spracúvať – automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické dokumenty skartujeme.

Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, ktoré boli získané pri reakcii na podaný dopyt, podnet alebo otázku za účelom poskytnutia spätnej väzby dotknutej osobe, sú bezodkladne vymazané po vybavení, pokiaľ neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu.

Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo

- zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo

- boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo

- boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo

- boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo

- uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo

- bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo

- nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;

- a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.

Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.

V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.

5. Zverejnenie údajov

Naša spoločnosť získané osobné údaje v žiadnom prípade svojvoľne nezverejňuje.

6. Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov

Cezhraničný prenos mimo EÚ a profilovanie osobných údajov sa nerealizuje a ani do budúcna nezamýšľa.

7. Práva a povinnosti dotknutej osoby

·        Dotknutá osoba je povinná uviesť iba úplné a pravdivé údaje.

·        Dotknutá osoba sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje a to najneskôr pred zrealizovaním prvej objednávky nasledujúcej po vzniku zmeny.

·        Dotknutá osoba sa zaväzuje, že ak poskytne osobné údaje tretej osoby (meno, priezvisko, telefónne číslo), robí tak iba s jej súhlasom a dotknutá osoba je oboznámená s postupmi, právami a povinnosťami, ktoré sú uvedené na tejto stránke.

·        Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne sídle Prevádzkovateľa alebo telefonicky – písomne (poštou / e-mailom).