Povinné informovanie

PREHLÁSENIE PREVÁDZKOVATEĽA O SPRACÚVAVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

V tejto sekcií uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia EP a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len: „zákon o ochrane osobných údajov“).

Prevádzkovateľ EC PH 01, s. r. o. so sídlom Dúbravská cesta 14, IČO: 55458971 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.

V prípade potreby môže dotknutá osoba získať jednotlivé informácie e-mailom: [email protected].

1. Prevádzkovateľ

EC PH 01, s. r. o.

Dúbravská cesta 14

841 04 Bratislava - mestská časť Karlova Ves

IČO: 55458971

Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.

2. Sprostredkovatelia

Prevádzkovateľ môže v určitých prípadoch spracúvať osobné údaje dotknutých osôb aj prostredníctvom sprostredkovateľov, ktorí sú poverení spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 28 Nariadenia GDPR.

Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.

Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb využíva nasledujúce kategórie sprostredkovateľov:

·       dodávateľ zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom

·       dodávateľ zabezpečujúci služby na úseku účtovníctva a daňových povinností Prevádzkovateľa

Kategórie príjemcov osobných údajov: osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa, právny zástupca, audítor, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.

3. Účel spracúvania osobných údajov

Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje v informačných systémoch výlučne na základe legitímnych právnych dôvodov a s konkrétne vymedzeným účelom.

• Evidencia predaja liekov a zdravotníckych pomôcok:

Osobné údaje sa spracúvajú na účely výdaja liekov na lekársky predpis, vrátane papierových a elektronických receptov, ako aj evidencie predaja voľnopredajných liekov a zdravotníckych pomôcok – najmä v prípadoch, keď je nevyhnutná identifikácia zákazníka.

• Poskytovanie lekárenskej starostlivosti:

Spracúvame osobné údaje za účelom zabezpečenia lekárenskej starostlivosti, odborného poradenstva a individuálnej prípravy liekov, vrátane sledovania výdaja liekov hradených z verejného zdravotného poistenia.

• Vedenie záznamov a účtovných dokladov:

Vedieme evidenciu výdaja liekov a uchovávame účtovné doklady v súlade s platnými právnymi predpismi.

• Zmluvné a dodávateľské vzťahy:

Osobné údaje zmluvných partnerov spracúvame za účelom plnenia zmluvy alebo objednávky.

• Komunikácia s klientmi:

Osobné údaje získané pri telefonickom, osobnom alebo e-mailovom kontakte spracúvame za účelom odpovede na Vašu žiadosť alebo otázku.

• Výberové konania:

V prípade uchádzačov o zamestnanie spracúvame osobné údaje na účely vyhodnotenia a evidencie v rámci výberového konania.

4. Právne základy spracúvania

Spracúvanie osobných údajov prebieha na základe nasledovných právnych základov v súlade s Nariadením GDPR:

Bežné kategórie osobných údajov (podľa čl. 6 GDPR)

• Plnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa – čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR: Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie povinností, ktoré nám ukladajú osobitné predpisy, najmä:
• zákon č. 362/2011 Z. z. o liekoch a zdravotníckych pomôckach,
• zákon č. 576/2004 Z. z. o zdravotnej starostlivosti,
• zákon č. 153/2013 Z. z. o národnom zdravotníckom informačnom systéme,
• zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení,
• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve,
• pracovnoprávne a daňové predpisy (v prípade zamestnancov a výberových konaní).
• Plnenie zmluvy alebo predzmluvné vzťahy – čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR: Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy so zmluvnými partnermi, pri objednávkach tovaru, pri realizácii vernostného programu alebo na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy (napr. spracovanie CV uchádzača o zamestnanie alebo reakcia na dopyt po produkte).
• Oprávnený záujem prevádzkovateľa – čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR: Spracúvanie je nevyhnutné na účely našich oprávnených záujmov, najmä pri:
• vybavovaní všeobecných dopytov, podnetov a otázok (komunikácia),
• vedení evidencie kontaktných osôb obchodných partnerov (§ 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z.),
• priamom marketingu voči existujúcim klientom (v rozsahu povolenom zákonom),
• uplatňovaní a obhajobe právnych nárokov.
• Súhlas dotknutej osoby – čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR: V prípadoch, kedy spracúvanie nie je založené na vyššie uvedených základoch, spracúvame údaje na základe vášho dobrovoľného súhlasu (napr. zasielanie marketingového newslettera neklientom, registrácia do databázy uchádzačov o zamestnanie pre budúce potreby).

Osobitné kategórie osobných údajov (údaje o zdraví podľa čl. 9 GDPR)

Pokiaľ spracúvame údaje o vašom zdravotnom stave (napr. pri výdaji liekov na predpis alebo individuálnej príprave liekov), postupujeme podľa:

• čl. 9 ods. 2 písm. h) GDPR: spracúvanie je nevyhnutné na účely poskytovania zdravotnej alebo sociálnej starostlivosti alebo liečby na základe práva Únie alebo práva členského štátu.
• čl. 9 ods. 2 písm. i) GDPR: spracúvanie je nevyhnutné z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia (napr. zaistenie bezpečnosti liekov, prevencia zneužívania liekov, nahlasovanie vedľajších účinkov).

5. Dotknuté osoby

Dotknutými osobami sú najmä:

• fyzické osoby – pacienti a zákazníci,

• zákonní zástupcovia pacientov,

• zdravotnícki pracovníci spolupracujúci s prevádzkovateľom,

• uchádzači o zamestnanie,

• zmluvní partneri a ich kontaktné osoby.

6. Príjemcovia osobných údajov

Osobné údaje môžu byť sprístupnené alebo poskytnuté nasledovným kategóriám príjemcov:

• zdravotné poisťovne,

• Štátny ústav pre kontrolu liečiv (ŠÚKL),

• Úrad pre dohľad nad zdravotnou starostlivosťou,

• orgány verejnej moci oprávnené zákonom (napr. polícia, súdy, finančná správa),

• poskytovatelia IT služieb ako sprostredkovatelia podľa čl. 28 GDPR,

• v odôvodnených prípadoch – orgány činné v trestnom konaní.

7. Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov

Osobné údaje spracúvané za účelom evidencie predaja liekov na lekársky predpis vrátane receptov a elektronických receptov, ako aj za účelom evidencie predaja voľnopredajných liekov a zdravotníckych pomôcok v prípade potreby identifikácie zákazníka evidujeme do 5 rokov od vydania lieku podľa zákona č. 362/2011 Z. z.

Osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, spracúvame aj za účelom splnenia našich zákonných povinností týkajúcich sa daní a účtovníctva. Tieto povinnosti vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov, ako je napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov alebo zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní. Údaje musíme uchovávať po dobu stanovenú týmito právnymi predpismi. Riadime sa zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR, a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.

Osobné údaje spracúvané na základe udeleného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, napríklad pre zaradenie dotknutej osoby do evidencie uchádzačov o zamestnanie spracúvame po dobu 3 rokov alebo do odvolania súhlasu. V prípade, že sa blíži koniec doby spracúvania údajov, kontaktujeme dotknutú osobu s možnosťou obnoviť a predĺžiť súhlas na ďalšie obdobie spracúvania. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí alebo nereaguje na kontakt, osobné údaje prestaneme spracúvať – automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické dokumenty skartujeme.

Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, ktoré boli získané pri reakcii na podaný dopyt, podnet alebo otázku za účelom poskytnutia spätnej väzby dotknutej osobe, sú bezodkladne vymazané po vybavení, pokiaľ neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu.

Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo

- zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo

- boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo

- boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo

- boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo

- uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo

- bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo

- nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;

- a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.

Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.

V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.

8. Zverejnenie údajov

Naša spoločnosť získané osobné údaje v žiadnom prípade svojvoľne nezverejňuje.

9. Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov

Cezhraničný prenos mimo EÚ a profilovanie osobných údajov sa nerealizuje a ani do budúcna nezamýšľa.

10. Práva a povinnosti dotknutej osoby

·       Dotknutá osoba je povinná uviesť iba úplné a pravdivé údaje.

·       Dotknutá osoba sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje a to najneskôr pred zrealizovaním prvej objednávky nasledujúcej po vzniku zmeny.

·       Dotknutá osoba sa zaväzuje, že ak poskytne osobné údaje tretej osoby (meno, priezvisko, telefónne číslo), robí tak iba s jej súhlasom a dotknutá osoba je oboznámená s postupmi, právami a povinnosťami, ktoré sú uvedené na tejto stránke.

·       Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne sídle Prevádzkovateľa alebo telefonicky – písomne (poštou / e-mailom).

Budeme sa Vám snažiť odpovedať čo najskôr, vždy Vám však odpovieme najneskôr do 30 dní od doručenia Vašej žiadosti.