PREHLÁSENIE PREVÁDZKOVATEĽA O SPRACÚVAVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV
V tejto sekcií uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia EP a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len: „zákon o ochrane osobných údajov“).
Prevádzkovateľ Občianske združenie Akadémia vzdelávania a výskumu v sociálnych službách so sídlom Hviezdoslavova 1828/1, IČO: 51216477 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.
V prípade potreby môže dotknutá osoba získať jednotlivé informácie aj telefonicky na: +421 948 345 158 alebo e-mailom: [email protected].
- Prevádzkovateľ
Občianske združenie Akadémia vzdelávania a výskumu v sociálnych službách
Hviezdoslavova 1828/1
908 41 Šaštín-Stráže
IČO: 51216477
Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.
- Sprostredkovatelia
Prevádzkovateľ môže v určitých prípadoch spracúvať osobné údaje dotknutých osôb aj prostredníctvom sprostredkovateľov, ktorí sú poverení spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 28 Nariadenia GDPR.
Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.
Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb využíva nasledujúce kategórie sprostredkovateľov:
- dodávateľ zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom
- dodávateľ zabezpečujúci služby na úseku účtovníctva a daňových povinností Prevádzkovateľa
- dodávatelia zabezpečujúci vzdelávacie služby Prevádzkovateľa
Kategórie príjemcov osobných údajov: osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa, právny zástupca, audítor, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.
- Účel spracúvania osobných údajov
Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje výlučne na základe legitímneho právneho základu a v súlade s definovanými účelmi:
- Prejavenie záujmu o naše vzdelávacie programy a plánované nadviazanie spolupráce: Právnym základom spracúvania je čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – vykonanie potrebných opatrení pred uzatvorením zmluvy v rámci predzmluvného vzťahu.
- Organizácia výskumných aktivít, konferencií a stáží:
Za účelom plánovania, komunikácie a realizácie týchto podujatí. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy. - Spracúvanie údajov v rámci zmluvného vzťahu (objednávky, fakturácia, dodávky služieb, spolupráca s partnermi): Po uzatvorení zmluvy medzi prevádzkovateľom a dotknutou osobou je spracúvanie údajov nevyhnutné na plnenie zmluvy. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR.
- Plnenie právnych povinností: Spracúvanie osobných údajov je taktiež nevyhnutné pre plnenie zákonných povinností, napr. v oblasti daňovej a účtovnej agendy a iných povinností vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR.
- Vedenie databázy zástupcov, respektíve zamestnancov dodávateľov a odberateľov: Z dôvodu plnenia ich pracovných, služobných a funkčných povinností a zabezpečenia plynulých dodávateľských vzťahov. Právnym základom spracúvania je § 78 ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov v spojení s čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa. Ako dotknutá osoba máte právo kedykoľvek namietať takéto spracúvanie.
- Komunikácia s verejnosťou (dopyty, podnety, otázky):
Za účelom poskytnutia odpovede a riešenia vašej žiadosti. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa. - Registrácia e-mailovej adresy na odber newsletterov: Za účelom poskytovania informácií o novinkách, vzdelávacích programoch a aktivitách prevádzkovateľa prostredníctvom e-mailu. Právnym základom spracúvania je súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR. Súhlas je možné kedykoľvek odvolať.
- Tvorba a zverejňovanie fotografií, audio a video záznamov z podujatí:
Za účelom dokumentácie, propagácie činnosti prevádzkovateľa a informovania verejnosti prostredníctvom webového sídla a sociálnych sietí:- V prípade identifikovateľných osôb je právnym základom súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR. Súhlas je možné kedykoľvek odvolať.
- V prípade verejných podujatí, kde nie je možné vopred identifikovať jednotlivých účastníkov, je právnym základom oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR. Prevádzkovateľ zabezpečuje splnenie informačnej povinnosti formou viditeľného oznamu pri vstupe na podujatie. Dotknuté osoby majú právo namietať takéto spracúvanie; v takom prípade im prevádzkovateľ umožní pohyb alebo usadenie v priestoroch, kde sa záznam nezhotovuje.
Kategórie dotknutých osôb
- Účastníci vzdelávacích programov (napr. pracovníci sociálnych služieb, opatrovatelia, odborní pracovníci)
- Klienti, ktorí si zakúpili alebo sa prihlásili na vzdelávacie podujatia alebo kurzy
- Zmluvní partneri a dodávatelia
- Zamestnanci a spolupracovníci
- Ostatné fyzické osoby komunikujúce s prevádzkovateľom
Rozsah spracúvaných osobných údajov
- Identifikačné údaje (meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, IČO, DIČ a pod.)
- Kontaktné údaje (telefónne číslo, e-mail, korešpondenčná adresa)
- Finančné údaje (bankové účty, platobné informácie)
- Informácie o objednávkach a službách (napr. typ vzdelávacieho programu, požiadavky na obsah, realizácia projektu)
- Obsah komunikácie (e-maily, listy, telefonáty)
- Fotografie (skupinové alebo individuálne zábery účastníkov podujatí a aktivít)
- Audiozáznam (hlasový prejav účastníka, napr. počas diskusie alebo prednášky)
- Videozáznam (obrazovo-zvukové zachytenie účasti na podujatí, prezentácie alebo priebehu vzdelávania)
- Údaje potrebné na splnenie zákonných povinností
- Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov
Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, spracúvame aj za účelom splnenia našich zákonných povinností týkajúcich sa daní a účtovníctva. Tieto povinnosti vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov, ako je napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov alebo zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní. Údaje musíme uchovávať po dobu stanovenú týmito právnymi predpismi. Riadime sa zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR, a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.
Osobné údaje spracúvané na základe udeleného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, napríklad za účelom zasielania aktuálnych marketingových noviniek, alebo za účelom zverejnenia vyhotovených fotografií, audio a video záznamov z podujatí, spracúvame po dobu 3 rokov alebo do odvolania súhlasu. V prípade, že sa blíži koniec doby spracúvania údajov, kontaktujeme dotknutú osobu s možnosťou obnoviť a predĺžiť súhlas na ďalšie obdobie spracúvania. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí alebo nereaguje na kontakt, osobné údaje prestaneme spracúvať – automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické dokumenty skartujeme.
Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, ktoré boli získané pri reakcii na podaný dopyt, podnet alebo otázku za účelom poskytnutia spätnej väzby dotknutej osobe, sú bezodkladne vymazané po vybavení, pokiaľ neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu.
Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo
- zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo
- boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo
- boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo
- boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo
- uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo
- bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo
- nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;
- a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.
Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.
V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.
- Zverejnenie údajov
Naša spoločnosť získané osobné údaje v žiadnom prípade svojvoľne nezverejňuje.
- Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov
Cezhraničný prenos mimo EÚ a profilovanie osobných údajov sa nerealizuje a ani do budúcna nezamýšľa.
- Práva a povinnosti dotknutej osoby
- Dotknutá osoba je povinná uviesť iba úplné a pravdivé údaje.
- Dotknutá osoba sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje a to najneskôr pred zrealizovaním prvej objednávky nasledujúcej po vzniku zmeny.
- Dotknutá osoba sa zaväzuje, že ak poskytne osobné údaje tretej osoby (meno, priezvisko, telefónne číslo), robí tak iba s jej súhlasom a dotknutá osoba je oboznámená s postupmi, právami a povinnosťami, ktoré sú uvedené na tejto stránke.
- Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne sídle Prevádzkovateľa alebo telefonicky – písomne (poštou / e-mailom).
Budeme sa Vám snažiť odpovedať čo najskôr, vždy Vám však odpovieme najneskôr do 30 dní od doručenia Vašej žiadosti.