Povinné informovanie

PREHLÁSENIE PREVÁDZKOVATEĽA O SPRACÚVAVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

V tejto sekcií uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia EP a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len: „zákon o ochrane osobných údajov“).

Prevádzkovateľ ETENIA, s.r.o. so sídlom Kasalova 593/8, IČO: 47403462 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.

V prípade potreby môže dotknutá osoba získať jednotlivé informácie aj telefonicky na: +421 914 106 002 alebo e-mailom: [email protected].

1. Prevádzkovateľ

ETENIA, s.r.o.

Kasalova 593/8

949 01 Nitra

IČO: 47403462

Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.

2. Sprostredkovatelia a príjemcovia

Prevádzkovateľ môže v určitých prípadoch spracúvať osobné údaje dotknutých osôb aj prostredníctvom sprostredkovateľov, ktorí sú poverení spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 28 Nariadenia GDPR.

Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.

Kategórie sprostredkovateľov:

·        Dodávateľ zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom (napríklad aj poskytovatelia emailových služieb).

·        Dodávateľ zabezpečujúci služby na úseku účtovníctva a daňových povinností Prevádzkovateľa

Kategórie príjemcov osobných údajov (ak je to relevantné):

·        Osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa , právni zástupcovia, advokátske kancelárie a audítori.

·        Orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.

3. Účel spracúvania osobných údajov

Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje výlučne na základe legitímneho právneho základu a v súlade s presne vymedzenými účelmi, ktoré súvisia najmä s našou strojárskou, výrobnou a montážnou činnosťou:

• Reakcia na dopyt, podnet alebo otázku podanú telefonicky, e-mailom, cez kontaktný formulár alebo poštou Za účelom odpovede, vypracovania cenovej ponuky na strojárske/montážne práce a vybavenia vašej požiadavky uplatňujeme právny základ čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa. Máte právo namietať takéto spracúvanie.
• Prejavenie záujmu o naše produkty a služby (dopyty po realizácii projektov, hál, konštrukcií) Údaje spracúvame za účelom vykonania opatrení pred uzatvorením zmluvy (napr. zameranie, posúdenie projektovej dokumentácie, kalkulácia nákladov) – právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR.
• Spracúvanie údajov v rámci zmluvného vzťahu (objednávky, fakturácia, realizácia dodávok, montážne a zváračské práce na stavbách) Spracúvanie údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy (vrátane koordinácie montážnych tímov a dodávok materiálu) podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR.
• Spracúvanie údajov uchádzačov o zamestnanie a externých spolupracovníkov (zvárači, zámočníci, montážnici) Ak reagujete na konkrétnu pracovnú ponuku alebo ponuku spolupráce, spracúvame vaše údaje na základe predzmluvného vzťahu podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR. V prípade registrácie do databázy uchádzačov pre budúce projekty spracúvanie prebieha na základe vášho súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, ktorý môžete kedykoľvek odvolať.
• Plnenie zákonných povinností Spracúvanie je potrebné pre splnenie právnych povinností prevádzkovateľa v oblasti účtovníctva, daní, personalistiky, bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP – mimoriadne dôležité pri zváračských a montážnych prácach), pracovného práva a splnenia povinností voči štátnym orgánom podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR.
• Evidencia zmlúv, faktúr, technickej korešpondencie a inej administratívy Ide o nevyhnutné spracúvanie súvisiace s riadnym výkonom priemyselnej a stavebno-montážnej činnosti, pričom právnym základom môže byť plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR), zákonná povinnosť (čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR) alebo oprávnený záujem na ochrane našich práv (čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, máte právo namietať takéto spracúvanie).
• Vedenie evidencie kontaktov obchodných partnerov (zamestnanci, projektoví manažéri, stavbyvedúci a zástupcovia firiem) Za účelom zabezpečenia plynulej obchodnej spolupráce, riadenia projektov a koordinácie prác na staveniskách spracúvame údaje na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR v spojení s § 78 ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov. Môžete kedykoľvek namietať takéto spracúvanie.
• Marketingové aktivity a prezentácia referencií z realizovaných projektov Osobné údaje (napr. e-mailová adresa, telefónne číslo pre obchodné ponuky, prípadne fotografie/videozáznamy z realizácií stavieb a montáží, ak zachytávajú dotknuté osoby) môžeme spracúvať na marketingové účely a propagáciu našej činnosti. Právnym základom spracúvania je:
• Oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – v prípade, ak ste naším existujúcim B2B klientom alebo partnerom, a oslovujeme Vás s ponukou kapacít, nových technológií alebo voľných termínov na montážne práce. Máte právo kedykoľvek namietať takéto spracúvanie.
• Súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR – ak nie ste naším klientom a prihlásili ste sa na odber ponúk, alebo ak ide o spracúvanie fotografií a videozáznamov z priestorov výroby či montáží určených na prezentáciu našej práce na webe a sociálnych sieťach. Tento súhlas je dobrovoľný a môžete ho kedykoľvek odvolať.

Kategórie dotknutých osôb:

• Klienti a odberatelia (fyzické osoby, živnostníci, zástupcovia právnických osôb objednávajúcich kovovýrobu a montáž)
• Zmluvní partneri a dodávatelia (dodávatelia hutníckeho materiálu, technológií, subdodávatelia montážnych a zváračských prác)
• Uchádzači o zamestnanie a kooperáciu (zvárači, zámočníci, technickí pracovníci)
• Zamestnanci, interní spolupracovníci a ich kontaktné osoby pre účely BOZP/krízových situácií
• Zástupcovia tretích strán na stavbách (stavbyvedúci, koordinátori BOZP, dozor investora)
• Fyzické osoby komunikujúce s prevádzkovateľom (cez web, e-mail alebo telefonicky)

Rozsah spracúvaných osobných údajov:

• Identifikačné údaje: meno, priezvisko, titul, u živnostníkov obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH, číslo zváračského preukazu / osvedčenia (ak relevantné u subdodávateľov).
• Kontaktné údaje: e-mailová adresa, telefónne číslo, fakturačná adresa, adresa miesta realizácie stavby/montáže.
• Údaje súvisiace s obchodnými vzťahmi: údaje z objednávok, zmlúv o dielo, technických špecifikácií, výkresovej dokumentácie, dodacích listov a faktúr.
• Transakčné údaje: čísla bankových účtov, údaje o platbách za zrealizované práce a materiál.
• Fotografie a audiovizuálne záznamy: vizuálne zachytenie realizácie diela (konštrukcie, montáže) na účely referencií a marketingu (výlučne v rozsahu, v akom zachytávajú osoby).
• Obsah komunikácie: e-mailová korešpondencia, zápisy z kontrolných dní na stavbách, správy z kontaktných formulárov.
• Údaje potrebné pre splnenie zákonných povinností: údaje pre mzdovú a personálnu agendu, evidenciu školení BOZP a lekárskych prehliadok pre prácu vo výškach/so zváraním.

4. Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, spracúvame aj za účelom splnenia našich zákonných povinností týkajúcich sa daní a účtovníctva. Tieto povinnosti vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov, ako je napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov alebo zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní. Údaje musíme uchovávať po dobu stanovenú týmito právnymi predpismi. Riadime sa zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR, a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.

Osobné údaje spracúvané na základe udeleného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, napríklad pre zaradenie dotknutej osoby do evidencie uchádzačov o zamestnanie alebo za účelom zasielania aktuálnych marketingových noviniek, spracúvame po dobu 3 rokov alebo do odvolania súhlasu. V prípade, že sa blíži koniec doby spracúvania údajov, kontaktujeme dotknutú osobu s možnosťou obnoviť a predĺžiť súhlas na ďalšie obdobie spracúvania. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí alebo nereaguje na kontakt, osobné údaje prestaneme spracúvať – automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické dokumenty skartujeme.

Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, ktoré boli získané pri reakcii na podaný dopyt, podnet alebo otázku za účelom poskytnutia spätnej väzby dotknutej osobe, sú bezodkladne vymazané po vybavení, pokiaľ neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu.

Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo

- zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo

- boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo

- boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo

- boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo

- uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo

- bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo

- nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;

- a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.

Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.

V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.

5. Zverejnenie údajov

Naša spoločnosť získané osobné údaje v žiadnom prípade svojvoľne nezverejňuje.

6. Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov

Cezhraničný prenos mimo EÚ a profilovanie osobných údajov sa nerealizuje a ani do budúcna nezamýšľa.

7. Práva a povinnosti dotknutej osoby

·        Dotknutá osoba je povinná uviesť iba úplné a pravdivé údaje.

·        Dotknutá osoba sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje a to najneskôr pred zrealizovaním prvej objednávky nasledujúcej po vzniku zmeny.

·        Dotknutá osoba sa zaväzuje, že ak poskytne osobné údaje tretej osoby (meno, priezvisko, telefónne číslo), robí tak iba s jej súhlasom a dotknutá osoba je oboznámená s postupmi, právami a povinnosťami, ktoré sú uvedené na tejto stránke.

·        Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne sídle Prevádzkovateľa alebo telefonicky – písomne (poštou / e-mailom).