V tejto sekcií uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia EP a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len: „zákon o ochrane osobných údajov“).
Prevádzkovateľ KARO Slovakia s.r.o. so sídlom Odbojárov 294, IČO: 45315612 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.
V prípade potreby môže dotknutá osoba získať jednotlivé informácie aj telefonicky na: +421 903 492 976 alebo e-mailom: [email protected].
1. Prevádzkovateľ
Odbojárov 294
955 01 Tovarníky
IČO: 45315612
Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.
2. Sprostredkovatelia
Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.
Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb využíva nasledujúce kategórie sprostredkovateľov:
· dodávateľ zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom
· dodávateľ zabezpečujúci služby na úseku účtovníctva a daňových povinností Prevádzkovateľa
Kategórie príjemcov osobných údajov: osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa, právny zástupca, audítor, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.
3. Účel spracúvania osobných údajov
V závislosti od situácie vystupujeme buď ako sprostredkovateľ na základe poverenia prevádzkovateľa, alebo ako prevádzkovateľ pri nezávislých spracovateľských činnostiach. Spracúvanie osobných údajov vykonávame výlučne na základe legitímneho právneho základu a v súlade so zákonom č. 473/2005 Z.z. o poskytovaní služieb v oblasti súkromnej bezpečnosti a Nariadením GDPR.
Ako sprostredkovateľ
- Ochrana
majetku na verejne prístupnom mieste, ochrana majetku na inom než verejne
prístupnom mieste, ochrana osoby, ochrana majetku pri preprave a ochrana
prepravy majetku a osoby:
Spracúvanie osobných údajov sa vykonáva výlučne na základe pokynov prevádzkovateľa, ktorý určuje účel a právny základ spracovania. - Vypracovanie
plánu ochrany:
Ak plán ochrany vypracúvame na základe poverenia prevádzkovateľa, osobné údaje spracúvame výhradne podľa jeho pokynov a v súlade s článkom 28 GDPR. - Zabezpečovanie
poriadku na mieste zhromažďovania osôb:
Údaje dotknutých osôb spracúvame na základe poverenia prevádzkovateľa a podľa jeho pokynov.
Ako prevádzkovateľ
- Plnenie
zákonných povinností:
V prípadoch, keď spracúvame osobné údaje na zabezpečenie ochrany osôb a majetku alebo na účely vypracovania plánu ochrany na základe vlastnej iniciatívy, je právnym základom čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – splnenie zákonných povinností podľa zákona č. 473/2005 Z.z. - Odborná
príprava a školenia (napr. skúšky typu S a typu P):
Údaje účastníkov spracúvame na účely realizácie odborných školení na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy. - Zamestnanecká
agenda:
Osobné údaje zamestnancov spracúvame na účely riadenia pracovného pomeru a v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. b) (plnenie zmluvy) a písm. c) (zákonné povinnosti). - Marketingové
aktivity:
Na účely zasielania marketingových informácií (napr. newsletterov) spracúvame údaje na základe vášho súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR. Tento súhlas môžete kedykoľvek odvolať. - Reakcia
na dopyt, podnet alebo otázku:
Pri vybavovaní otázok a dopytov spracúvame údaje na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Ako dotknutá osoba máte právo kedykoľvek namietať proti takémuto spracovaniu.
Ďalšie dôležité body
- Právny základ spracovania ako sprostredkovateľ: Keď vystupujeme ako sprostredkovateľ, právny základ spracovania je vždy definovaný prevádzkovateľom, s ktorým máme uzavretú zmluvu podľa čl. 28 GDPR.
- Právny základ spracovania ako prevádzkovateľ: Pri vlastných aktivitách sa riadime príslušnými ustanoveniami zákona č. 473/2005 Z.z. a Nariadenia GDPR.
4. Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov
Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, spracúvame aj za účelom splnenia zákonných povinností. Tieto povinnosti vyplývajú z právnych predpisov, najmä zo zákona č. 473/2005 Z.z. o poskytovaní služieb v oblasti súkromnej bezpečnosti, zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve, zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a zákona č. 563/2009 Z.z. o správe daní.
Osobné údaje uchovávame po dobu stanovenú týmito právnymi predpismi alebo na obdobie nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracovania:
• Dokumentácia súvisiaca s ochranou majetku a osôb (napr. denníky činnosti, správy o zásahoch): Uchováva sa po dobu minimálne 5 rokov odo dňa jej vyhotovenia, ak nie je inak stanovené osobitnými predpismi.
• Údaje spracúvané pri vypracovaní plánu ochrany: Dokumentácia týkajúca sa plánu ochrany sa uchováva počas jeho platnosti a 5 rokov po jeho zániku.
• Evidencia osôb vstupujúcich do strážených objektov: Uchováva sa po dobu 1 roka, ak nie je zákonom alebo objednávateľom stanovená dlhšia lehota.
Osobné údaje spracúvané na základe udeleného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, napríklad pre zaradenie dotknutej osoby do evidencie uchádzačov o zamestnanie alebo za účelom zasielania marketingových noviniek, spracúvame po dobu 3 rokov alebo do odvolania súhlasu. Ak sa blíži koniec doby spracúvania údajov, kontaktujeme dotknutú osobu s možnosťou obnoviť súhlas na ďalšie obdobie spracúvania. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí alebo nereaguje na kontakt, osobné údaje prestaneme spracúvať – automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické dokumenty skartujeme.
Osobné údaje, ktoré spracúvame na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, napríklad za účelom vybavenia podnetov alebo otázok, uchovávame po dobu nevyhnutnú na vybavenie záležitosti a následne 1 rok pre prípad opätovných otázok alebo preukazovania splnenia našich povinností.
Po uplynutí doby spracúvania, ktorá je stanovená účelom spracovania alebo právnymi predpismi, osobné údaje bezpečne zlikvidujeme (napr. skartácia fyzických dokumentov, vymazanie elektronických údajov) alebo anonymizujeme na štatistické účely.
Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo
- zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo
- boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo
- boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo
- boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo
- uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo
- bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo
- nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;
- a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.
Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.
V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.
5. Zverejnenie údajov
Naša spoločnosť získané údaje v žiadnom prípade nezverejňuje.
6. Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov
Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov sa nerealizuje a ani do budúcna nezamýšľa.
7. Práva a povinnosti dotknutej osoby
· Dotknutá osoba je povinná uviesť iba úplné a pravdivé údaje.
· Dotknutá osoba sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje a to najneskôr pred zrealizovaním prvej objednávky nasledujúcej po vzniku zmeny.
· Dotknutá osoba sa zaväzuje, že ak poskytne osobné údaje tretej osoby (meno, priezvisko, telefónne číslo), robí tak iba s jej súhlasom a dotknutá osoba je oboznámená s postupmi, právami a povinnosťami, ktoré sú uvedené na tejto stránke.
· Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne sídle Prevádzkovateľa alebo telefonicky – písomne (poštou / e-mailom).