Povinné informovanie

PREHLÁSENIE PREVÁDZKOVATEĽA O SPRACÚVAVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

V tejto sekcií uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia EP a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len: „zákon o ochrane osobných údajov“).

Prevádzkovateľ Občianske združenie MačkySOS so sídlom Pod kaštieľom 627/8, IČO: 36075159 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.

V prípade potreby môže dotknutá osoba získať jednotlivé informácie aj telefonicky na: 0917644861 alebo e-mailom: [email protected].

1. Prevádzkovateľ

Občianske združenie MačkySOS

Pod kaštieľom 627/8

018 41 Dubnica nad Váhom

IČO: 36075159

Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.

2. Sprostredkovatelia a príjemcovia

Prevádzkovateľ môže v určitých prípadoch spracúvať osobné údaje dotknutých osôb aj prostredníctvom sprostredkovateľov, ktorí sú poverení spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 28 Nariadenia GDPR.

Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.

Kategórie sprostredkovateľov:

·         Dodávateľ zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom (napríklad aj poskytovatelia emailových služieb).

·         Dodávateľ zabezpečujúci služby na úseku účtovníctva a daňových povinností Prevádzkovateľa

Kategórie príjemcov osobných údajov:

·         Osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa , právni zástupcovia, advokátske kancelárie a audítori.

·         Orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.

3. Účel spracúvania osobných údajov

Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje výlučne na základe zákonných právnych titulov a v súlade s presne určenými účelmi:

• Reakcia na dopyt, podnet alebo otázku

(dopyty cez e-mail, kontaktný formulár, telefón alebo sociálne siete)

Údaje spracúvame za účelom komunikácie a vybavenia vašej žiadosti.

Právnym základom je oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Máte právo kedykoľvek namietať takéto spracúvanie.

• Prejavenie záujmu o adopciu, dočasnú starostlivosť alebo virtuálnu adopciu mačky

Údaje spracúvame za účelom preverenia vášho záujmu, komunikácie a vykonania krokov potrebných pred uzatvorením adopčnej dohody alebo dohody o dočasnej opatere.

Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvného vzťahu.

• Spracúvanie údajov v rámci adopčnej zmluvy, zmluvy o dočasnom opatrení, darovania alebo poskytnutia služby dobrovoľníka

Spracúvanie je nevyhnutné na uzatvorenie a plnenie zmluvy medzi vami a prevádzkovateľom (napr. adopcia mačky, dočasná opatera, finančný dar, dobrovoľnícka činnosť).

Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

• Spracúvanie údajov darcov, podporovateľov a osôb poukazujúcich 2 % z dane

Údaje spracúvame na účely prijatia, evidencie a administrácie finančných príspevkov.

Právnym základom je:

• čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – ak ide o darovaciu zmluvu, alebo
• čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – plnenie zákonných povinností v oblasti účtovníctva a daní.

• Spracúvanie osobných údajov pri poskytovaní finančného príspevku cez platobnú bránu

Údaje spracúvame za účelom prijatia a administrácie finančného príspevku, identifikácie platby, vystavenia potvrdení a vedenia účtovníctva.

Právnym základom je:

• čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na uzavretie a plnenie darovacej zmluvy;
• čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa v oblasti účtovníctva a daní.

Platobné operácie sú realizované cez zabezpečené rozhranie platobnej brány alebo banky.
Citlivé platobné údaje, ako sú číslo platobnej karty, dátum platnosti či CVV kód, nie sú spracúvané nami ako prevádzkovateľom a nikdy sa k nám nedostanú. Tieto informácie spracú poskytovateľ platobnej brány.
Od platobnej brány dostávame len informáciu o výsledku transakcie (úspešná/neúspešná platba) a identifikátory potrebné na účtovné zaúčtovanie a zaevidovanie príspevku.

• Plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa

Spracúvanie osobných údajov, ktoré vyžadujú právne predpisy (najmä účtovníctvo, dane, vedenie evidencií podľa zákona o účtovníctve alebo iných právnych predpisov a taktiež a výkazníckych povinností podľa zákona č. 109/2025 Z. z. o neziskových organizáciách).

Prevádzkovateľ spracúva aj osobné údaje v rozsahu požadovanom právnymi predpismi upravujúcimi činnosť neziskových organizácií, najmä povinnosť:
• viesť účtovníctvo,
• vypracovávať výročné správy,
• vyhotovovať povinné finančné a štatistické výkazy,
• poskytovať povinné údaje kontrolným a dozorovým orgánom štátu.

V rámci týchto procesov môže prevádzkovateľ spracúvať identifikačné a transakčné údaje darcov, zmluvných partnerov alebo osôb, ktorých údaje sú uvedené v účtovných dokladoch, zmluvách či výkazoch.

Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

• Evidencia zmlúv, darov, korešpondencie, evidencie zvierat a administratívy OZ

Spracúvame údaje potrebné na riadne fungovanie občianskeho združenia a realizáciu našich činností.
Právnym základom je:

• čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (zmluvné vzťahy),
• čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR (povinné evidencie),
• čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (oprávnený záujem na riadnej organizácii činnosti OZ).
  Máte právo namietať spracúvanie na základe oprávneného záujmu.

• Marketingové aktivity a propagácia činnosti OZ

Osobné údaje (napr. e-mail, fotografia, video, príbeh mačky, vyjadrenia adoptívnych rodín) môžeme spracúvať na účely marketingu, informovania verejnosti a propagácie našich projektov, vrátane:

– zasielania newsletterov,

– zverejňovania PR a záchranných príbehov,

– organizácie podujatí,

– prezentácie mačiek na adopciu,

– propagácie aktivít OZ.

Právny základ:

• Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – ak ste naším podporovateľom, darcom alebo adoptívnym rodičom a zasielame informácie o podobných aktivitách. Máte právo namietať.
• Súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR – najmä pri zverejnení fotografií osôb alebo pri zasielaní newslettera osobám, ktoré nie sú podporovateľmi. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať.

Kategórie dotknutých osôb:

• osoby komunikujúce s prevádzkovateľom (dopyty, žiadosti o pomoc, nahlásenia nálezov)
• záujemcovia o adopciu alebo dočasnú opateru mačky
• adoptívni rodičia
• dobrovoľníci, depozitári a iné osoby poskytujúce pomoc OZ
• darcovia a finanční podporovatelia (vrátane osôb prispievajúcich cez platobnú bránu alebo poukazujúcich 2 % dane)
• účastníci podujatí a marketingových aktivít (napr. osoby na fotografiách a videách)
• zmluvné strany (adopčné zmluvy, darovacie zmluvy, zmluvy o dočasnej opatere, dobrovoľnícke dohody)

• osoby, ktorých údaje sa spracúvajú v súvislosti s povinnými účtovnými, daňovými alebo výkazníckymi povinnosťami prevádzkovateľa

Rozsah spracúvaných osobných údajov:

• identifikačné údaje (meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia – ak je potrebný)
• kontaktné údaje (e-mail, telefón, adresa)
• údaje potrebné pre adopčné a opatrovnícke procesy
– podmienky v domácnosti, skúsenosti s chovom zvierat, preferencie pri adopcii,
– fotodokumentácia domácnosti na účely posúdenia podmienok (ak je poskytnutá)
• údaje súvisiace s dobrovoľníctvom alebo dočasnou opaterou
– dostupnosť, adresa, kapacity, skúsenosti, typ poskytovanej pomoci
• údaje súvisiace s finančnými príspevkami a transakciami
– identifikačné údaje darcu (ak sú poskytnuté),

– výška daru, typ daru, dátum transakcie,

– výsledok platobnej operácie (úspešná/neúspešná transakcia),

– variabilné symboly, účtovné záznamy
• obsah komunikácie
– e-maily, správy z kontaktných formulárov, telefonické dopyty, správy zo sociálnych sietí
• fotografie a audiovizuálne záznamy
– len v prípade, ak sú použité na marketingové, prezentačné alebo dokumentačné účely, so súhlasom alebo na inom právnom základe
• účtovné a daňové údaje vedené na základe zákona (napr. údaje uvedené v účtovných dokladoch, knihách, darovacích zmluvách, výkazníctve pre štátne orgány)
• údaje vyplývajúce z povinných výkazov neziskovej organizácie podľa zákona č. 109/2025 Z. z. (napr. údaje o daroch, príspevkoch, prijatých finančných prostriedkoch a beneficientoch, ak sú vyžadované osobitným predpisom)

4. Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, spracúvame aj za účelom splnenia našich zákonných povinností týkajúcich sa daní a účtovníctva. Tieto povinnosti vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov, ako je napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov alebo zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní. Údaje musíme uchovávať po dobu stanovenú týmito právnymi predpismi. Riadime sa zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR, a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.

Osobné údaje spracúvané na základe udeleného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, napríklad za účelom zasielania aktuálnych marketingových noviniek, spracúvame po dobu 3 rokov alebo do odvolania súhlasu. V prípade, že sa blíži koniec doby spracúvania údajov, kontaktujeme dotknutú osobu s možnosťou obnoviť a predĺžiť súhlas na ďalšie obdobie spracúvania. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí alebo nereaguje na kontakt, osobné údaje prestaneme spracúvať – automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické dokumenty skartujeme.

Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, ktoré boli získané pri reakcii na podaný dopyt, podnet alebo otázku za účelom poskytnutia spätnej väzby dotknutej osobe, sú bezodkladne vymazané po vybavení, pokiaľ neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu.

Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo

- zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo

- boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo

- boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo

- boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo

- uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo

- bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo

- nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;

- a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.

Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.

V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.

5. Zverejnenie údajov

Naša spoločnosť získané osobné údaje v žiadnom prípade svojvoľne nezverejňuje.

6. Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov

Cezhraničný prenos mimo EÚ a profilovanie osobných údajov sa nerealizuje a ani do budúcna nezamýšľa.

7. Práva a povinnosti dotknutej osoby

·         Dotknutá osoba je povinná uviesť iba úplné a pravdivé údaje.

·         Dotknutá osoba sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje a to najneskôr pred zrealizovaním prvej objednávky nasledujúcej po vzniku zmeny.

·         Dotknutá osoba sa zaväzuje, že ak poskytne osobné údaje tretej osoby (meno, priezvisko, telefónne číslo), robí tak iba s jej súhlasom a dotknutá osoba je oboznámená s postupmi, právami a povinnosťami, ktoré sú uvedené na tejto stránke.

·         Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne sídle Prevádzkovateľa alebo telefonicky – písomne (poštou / e-mailom).