Povinné informovanie

PREHLÁSENIE PREVÁDZKOVATEĽA O SPRACÚVAVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

V tejto sekcií uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia EP a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len: „zákon o ochrane osobných údajov“).

Prevádzkovateľ areaprint Slovak Republic, s.r.o. so sídlom Kaplinská 9622/7, IČO: 35706163 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.

V prípade potreby môže dotknutá osoba získať jednotlivé informácie aj telefonicky na: +421 245 642 601 alebo e-mailom: [email protected].

1. Prevádzkovateľ

areaprint Slovak Republic, s.r.o.

Kaplinská 9622/7

831 06 Bratislava - mestská časť Rača

IČO: 35706163

Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.

2. Sprostredkovatelia

Prevádzkovateľ môže v určitých prípadoch spracúvať osobné údaje dotknutých osôb aj prostredníctvom sprostredkovateľov, ktorí sú poverení spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 28 Nariadenia GDPR.

Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.

Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb využíva nasledujúce kategórie sprostredkovateľov:

·         dodávateľ zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom

·         dodávateľ zabezpečujúci služby na úseku účtovníctva a daňových povinností Prevádzkovateľa

Kategórie príjemcov osobných údajov: osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa, právny zástupca, audítor, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.

3. Účel spracúvania osobných údajov

Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje výlučne na základe zákonného právneho základu a v súlade s presne vymedzenými účelmi. Pri činnosti spoločnosti areaprint s.r.o. ide najmä o nasledujúce účely:

• Reakcia na dopyt, podnet alebo otázku (telefonicky, e-mailom, cez kontaktný formulár alebo poštou)

Osobné údaje spracúvame za účelom odpovede na váš dopyt a jeho vybavenie.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Máte právo namietať takéto spracúvanie.

• Prejavenie záujmu o produkty a služby (dopyty k tlači, grafike, výrobe reklamy, POS/POP materiálom, brandingovým riešeniam, inštaláciám)

Údaje spracúvame za účelom vykonania opatrení pred uzatvorením zmluvy – vypracovanie cenovej ponuky, technická špecifikácia, konzultácie.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

• Spracúvanie údajov v rámci zmluvného vzťahu

(Predovšetkým objednávky, výroba, grafické práce, tlač, finalizácia, fakturácia, dodanie, logistika a inštalácie reklamných nosičov)

Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy s klientom alebo dodávateľom.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

• Spracúvanie grafických podkladov a dát určených na tlač

Spracúvame osobné údaje nachádzajúce sa v grafických podkladoch dodaných klientom (napr. mená, fotografie, kontakty, vizuálne prvky s osobnými údajmi), ktoré sú súčasťou objednaných reklamných výstupov.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy.

• Spracúvanie údajov uchádzačov o zamestnanie

• Ak reagujete na konkrétnu pracovnú pozíciu, údaje spracúvame na základe predzmluvného vzťahu.
• Ak požiadate o zaradenie do databázy uchádzačov, spracovanie prebieha na základe vášho súhlasu.

Právne základy:
– čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR
– čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR (možnosť kedykoľvek odvolať).

• Plnenie zákonných povinností

Povinnosti najmä v oblasti účtovníctva, daní, archivácie dokumentov, pracovného práva, BOZP, správy registratúry a ďalších zákonných povinností.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

• Evidencia zmlúv, faktúr, komunikácie a administratívy

Spracúvanie potrebné pre riadny výkon podnikateľskej činnosti.

Právny základ:
– čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy,
– čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – zákonná povinnosť.

• Vedenie evidencie kontaktov obchodných partnerov (zamestnanci, zástupcovia, dodávatelia, agentúry)

Spracúvanie identifikačných a kontaktných údajov za účelom zabezpečenia obchodnej spolupráce.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v spojení s § 78 ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov.
Máte právo namietať.

• Marketingové aktivity, propagácia projektov a portfólia

Spracúvame osobné údaje (napr. e-mail, telefón, fotografie, videozáznamy, referencie) za účelom marketingu, prezentácie realizovaných projektov, zasielania noviniek alebo organizácie súťaží a eventov.

Právne základy:

Oprávnený záujem – čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR

Ak ste existujúci klient a marketing sa týka podobných služieb, ktoré ste už u nás využili.

Máte právo namietať.

Súhlas – čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR

• ak nie ste klient a žiadate newsletter,
• ak ide o zverejnenie fotografií a videozáznamov osôb na web, sociálne siete alebo do portfólia,
• ak ide o prezentačné PR výstupy s osobnými údajmi.
  Súhlas je dobrovoľný a môžete ho kedykoľvek odvolať.

Kategórie dotknutých osôb

• Klienti spoločnosti
• Dodávatelia a obchodní partneri
• Uchádzači o zamestnanie
• Zamestnanci a externí spolupracovníci
• Fyzické osoby komunikujúce s prevádzkovateľom (telefonicky, e-mailom, cez formulár)
• Osoby zachytené na fotografiách a videách používaných na marketingové účely

Rozsah spracúvaných osobných údajov

• Identifikačné údaje (meno, priezvisko, obchodné údaje, IČO, DIČ)
• Kontaktné údaje (e-mail, telefón, adresa sídla alebo doručovacia adresa)
• Údaje súvisiace s obchodnými vzťahmi (cenové ponuky, objednávky, zmluvy, dodacie listy, fakturácia, reklamácie)
• Údaje obsiahnuté v grafických a tlačových podkladoch dodaných klientmi
• Fotografie a audiovizuálne záznamy (marketing, PR prezentácia)
• Obsah komunikácie (e-maily, listy, SMS, správy z formulárov)
• Údaje potrebné pre splnenie zákonných povinností

4. Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, spracúvame aj za účelom splnenia našich zákonných povinností týkajúcich sa daní a účtovníctva. Tieto povinnosti vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov, ako je napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov alebo zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní. Údaje musíme uchovávať po dobu stanovenú týmito právnymi predpismi. Riadime sa zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR, a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.

Osobné údaje spracúvané na základe udeleného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, napríklad pre účelom zasielania aktuálnych marketingových noviniek, spracúvame po dobu 3 rokov alebo do odvolania súhlasu. V prípade, že sa blíži koniec doby spracúvania údajov, kontaktujeme dotknutú osobu s možnosťou obnoviť a predĺžiť súhlas na ďalšie obdobie spracúvania. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí alebo nereaguje na kontakt, osobné údaje prestaneme spracúvať – automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické dokumenty skartujeme.

Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, ktoré boli získané pri reakcii na podaný dopyt, podnet alebo otázku za účelom poskytnutia spätnej väzby dotknutej osobe, sú bezodkladne vymazané po vybavení, pokiaľ neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu.

Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo

- zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo

- boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo

- boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo

- boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo

- uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo

- bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo

- nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;

- a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.

Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.

V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.

5. Zverejnenie údajov

Naša spoločnosť získané osobné údaje v žiadnom prípade svojvoľne nezverejňuje.

6. Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov

Cezhraničný prenos mimo EÚ a profilovanie osobných údajov sa nerealizuje a ani do budúcna nezamýšľa.

7. Práva a povinnosti dotknutej osoby

·         Dotknutá osoba je povinná uviesť iba úplné a pravdivé údaje.

·         Dotknutá osoba sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje a to najneskôr pred zrealizovaním prvej objednávky nasledujúcej po vzniku zmeny.

·         Dotknutá osoba sa zaväzuje, že ak poskytne osobné údaje tretej osoby (meno, priezvisko, telefónne číslo), robí tak iba s jej súhlasom a dotknutá osoba je oboznámená s postupmi, právami a povinnosťami, ktoré sú uvedené na tejto stránke.

·         Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne sídle Prevádzkovateľa alebo telefonicky – písomne (poštou / e-mailom).