PREHLÁSENIE PREVÁDZKOVATEĽA O SPRACÚVAVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV
V tejto sekcií uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia EP a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len: „zákon o ochrane osobných údajov“).
Prevádzkovateľ Asset Inter, s.r.o. so sídlom Tatranská 754, IČO: 31731163 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.
V prípade potreby môže dotknutá osoba získať jednotlivé informácie aj telefonicky na: 0915 312 640 alebo e-mailom: [email protected].
1. Prevádzkovateľ
Tatranská 754
059 52 Veľká Lomnica
IČO: 31731163
Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.
2. Sprostredkovatelia
Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.
Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb využíva nasledujúce kategórie sprostredkovateľov:
- dodávateľ zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom
- dodávateľ zabezpečujúci služby na úseku účtovníctva a daňových povinností Prevádzkovateľa
- dodávateľ zabezpečujúci marketingové aktivity Prevádzkovateľa
Kategórie príjemcov osobných údajov: osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa, právny zástupca, audítor, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.
3. Účel spracúvania osobných údajov
Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje výlučne na základe legitímneho právneho základu a v súlade s presne vymedzenými účelmi:
Účely a právne základy spracúvania
- Reakcia na dopyt, rezerváciu alebo otázku podanú telefonicky, e-mailom, cez kontaktný formulár alebo poštou
Za účelom odpovede a vybavenia vašej požiadavky alebo rezervácie ubytovania, wellnessu či konferenčných priestorov uplatňujeme právny základ čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem prevádzkovateľa. Máte právo namietať takéto spracúvanie.
- Prejavenie záujmu o naše služby (ubytovanie, wellness, gastronomické a konferenčné služby)
Údaje spracúvame za účelom vykonania opatrení pred uzatvorením zmluvy – právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
- Spracúvanie údajov v rámci zmluvného vzťahu (rezervácie, ubytovanie, fakturácia, poskytovanie hotelových a sprievodných služieb)
Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
o Agenda miestnych poplatkov za ubytovanie a miestnych daní
V súvislosti s ubytovaním hostí máme povinnosť
evidovať a spracúvať osobné údaje za účelom vyrubenia a odvodu miestnych
poplatkov podľa zákona č. 582/2004 Z. z. o miestnych daniach a miestnych
poplatkoch.
Právnym základom spracúvania je čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – plnenie zákonnej
povinnosti.
o Agenda spojená s pobytom cudzincov
Ako ubytovacie zariadenie
máme zákonnú povinnosť viesť evidenciu cudzincov a oznamovať tieto údaje
príslušným orgánom štátnej správy (Policajný zbor SR) podľa zákona č. 404/2011
Z. z. o pobyte cudzincov.
Právnym základom spracúvania je čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – plnenie zákonnej
povinnosti.
- Evidencia zmlúv, faktúr, korešpondencie a administratívy
Nevyhnutné spracúvanie súvisiace s riadnym výkonom podnikateľskej činnosti. Právnym základom môže byť:
- plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR),
- zákonná povinnosť (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR),
- oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, máte právo namietať).
- Plnenie zákonných povinností
Spracúvanie je potrebné na účely účtovníctva, daní, pracovnoprávnej a BOZP agendy a iných povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.
- Evidencia a komunikácia s obchodnými partnermi (dodávatelia, firemní klienti, organizátori konferencií a podujatí)
Za účelom zabezpečenia spolupráce spracúvame údaje na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v spojení s § 78 ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov. Môžete kedykoľvek namietať.
- Marketingové a propagačné aktivity hotela a jeho služieb
Údaje (e-mail, telefón, fotografia, videozáznam) môžeme spracúvať na účely marketingu, newsletterov, zverejňovania fotografií a videí z podujatí či propagácie služieb.
Právnym základom je:
- oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – ak ste naším klientom a oslovujeme vás s podobnou ponukou,
- súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR – ak nie ste klientom a chcete dostávať marketingové správy, alebo ak ide o použitie fotografií a videí na webe, sociálnych sieťach či v médiách. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať.
- Spracúvanie údajov uchádzačov o zamestnanie
- pri reakcii na konkrétnu pracovnú ponuku: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (predzmluvný vzťah),
- pri uchovávaní údajov v databáze uchádzačov: čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR (súhlas, ktorý možno kedykoľvek odvolať).
Kategórie dotknutých osôb
- Hoteloví hostia a klienti wellness, reštaurácie či konferenčných služieb
- Zmluvní partneri, dodávatelia a obchodní zástupcovia
- Uchádzači o zamestnanie
- Zamestnanci a spolupracovníci
- Fyzické osoby komunikujúce s hotelom
- Účastníci marketingových a propagačných aktivít
Rozsah spracúvaných údajov
- Identifikačné údaje (meno, priezvisko, dátum narodenia, číslo dokladu, IČO, DIČ, ak ide o partnerov)
- Kontaktné údaje (e-mail, telefón, adresa)
- Údaje o rezerváciách, pobytoch, objednávkach a fakturácii
- Fotografie a audiovizuálne záznamy (len ak sú použité na marketingové alebo prezentačné účely)
- Obsah komunikácie (e-maily, listy, správy z formulárov)
- Údaje potrebné na splnenie zákonných povinností (účtovné a pracovnoprávne údaje)
4. Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov
Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, spracúvame aj za účelom splnenia našich zákonných povinností týkajúcich sa daní a účtovníctva. Tieto povinnosti vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov, ako je napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov alebo zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní. Údaje musíme uchovávať po dobu stanovenú týmito právnymi predpismi. Riadime sa zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR, a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.
Osobné údaje spracúvané na základe udeleného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, napríklad pre účelom zasielania aktuálnych marketingových noviniek, spracúvame po dobu 3 rokov alebo do odvolania súhlasu. V prípade, že sa blíži koniec doby spracúvania údajov, kontaktujeme dotknutú osobu s možnosťou obnoviť a predĺžiť súhlas na ďalšie obdobie spracúvania. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí alebo nereaguje na kontakt, osobné údaje prestaneme spracúvať – automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické dokumenty skartujeme.
Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, ktoré boli získané pri reakcii na podaný dopyt, podnet alebo otázku za účelom poskytnutia spätnej väzby dotknutej osobe, sú bezodkladne vymazané po vybavení, pokiaľ neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu.
Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo
- zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo
- boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo
- boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo
- boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo
- uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo
- bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo
- nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;
- a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.
Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.
V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.
5. Zverejnenie údajov
Naša spoločnosť získané osobné údaje v žiadnom prípade svojvoľne nezverejňuje.
6. Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov
Cezhraničný prenos mimo EÚ a profilovanie osobných údajov sa nerealizuje a ani do budúcna nezamýšľa.
7. Práva a povinnosti dotknutej osoby
- Dotknutá osoba je povinná uviesť iba úplné a pravdivé údaje.
- Dotknutá osoba sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje a to najneskôr pred zrealizovaním prvej objednávky nasledujúcej po vzniku zmeny.
- Dotknutá osoba sa zaväzuje, že ak poskytne osobné údaje tretej osoby (meno, priezvisko, telefónne číslo), robí tak iba s jej súhlasom a dotknutá osoba je oboznámená s postupmi, právami a povinnosťami, ktoré sú uvedené na tejto stránke.
- Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne sídle Prevádzkovateľa alebo telefonicky – písomne (poštou / e-mailom).
Budeme sa Vám snažiť odpovedať čo najskôr, vždy Vám však odpovieme najneskôr do 30 dní od doručenia Vašej žiadosti.